Una de las grandes ventajas que tienen los recruiters actuales respecto a los profesionales de hace años es la capacidad de medir su eficacia mediante métricas precisas. Entre ellas, una de las más importantes es el time to fill, un indicador esencial para ahorrar tiempo, dinero y mejorar la eficiencia de los procesos de selección.
En este artículo te explicamos qué es, cómo se calcula y qué estrategias puedes aplicar para reducir el time to fill y acelerar tus contrataciones sin perder calidad.
¿Qué es el time to fill y cómo se calcula?
El time to fill mide el número de días que transcurren desde que se abre una vacante hasta que el candidato seleccionado acepta la oferta y se incorpora a la empresa. Esta métrica incluye todas las fases previas al inicio de la selección, como la aprobación interna de la vacante o la definición del perfil.
Ejemplo de cálculo:
Si cierras tres vacantes en 30, 40 y 50 días, el time to fill promedio será:
(30 + 40 + 50) / 3 = 40 días.
Este indicador te ayuda a identificar qué canales, metodologías o estrategias de reclutamiento te permiten atraer talento de calidad más rápido.
¿Qué es un buen time to fill?
No existe un valor universal, ya que depende del sector, la dificultad de la vacante y la disponibilidad del talento.
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El time to fill promedio global es de 42 días (SHRM).
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Puede oscilar entre 14 y 63 días.
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Los perfiles de ingeniería registran medias de 62 días.
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Según LinkedIn (Global Survey 2017), un proceso puede durar desde unos días hasta 4 meses.
Por eso es fundamental analizar este dato en el contexto de tu sector y del tipo de perfil que buscas.
¿Por qué es importante reducir el time to fill?
1. Cada proceso activo cuesta dinero
Publicar ofertas en LinkedIn, bolsas de empleo o plataformas requiere inversión. Cuanto más tiempo esté activa la vacante, mayor será el coste.
2. Perder un rol clave afecta directamente a la productividad
Pensemos en una empresa SaaS sin un desarrollador durante dos meses: retrasos, menor producción y pérdida de oportunidades.
3. El talento se enfría si el proceso se alarga
El 70% de los candidatos pierde interés si no recibe noticias en una semana.
Un proceso largo puede hacerte perder a los mejores.
Cómo mejorar y reducir tu time to fill
1. Analiza todo tu proceso de selección
Divide el proceso en fases y detecta dónde se pierde más tiempo:
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¿Tardas demasiado en encontrar candidatos?
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¿Las entrevistas son demasiado largas?
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¿Tu candidate persona está mal definida?
Tener claro tu perfil ideal acelera cribas, entrevistas y canales de búsqueda.
Si necesitas optimizar este punto, revisa tu definición de candidate persona.
2. Planifica y dedica tiempo real al proceso
Revisar currículums consume el 23% del tiempo total de un proceso.
La clave es la planificación:
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En lugar de revisar CV 15 minutos al día, reserva 1 hora diaria.
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Avanzarás mucho más rápido.
Además, utilizar un ATS (Applicant Tracking System) te permitirá:
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Centralizar candidaturas.
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Agilizar cribas.
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Reducir tiempos de gestión.
3. Reutiliza candidatos de procesos anteriores
Muchos candidatos descartados en procesos previos pueden ser perfectos para una vacante actual.
Revisar tu base de talento puede darte contrataciones rápidas y efectivas.
Además, estos candidatos ya conocen tu empresa, lo que facilita su interés.
4. Contacta candidatos pasivos
Los candidatos pasivos no buscan activamente empleo, pero pueden ser los más valiosos.
Según un estudio de LinkedIn (2011), comparados con los candidatos activos:
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Son un 120% más proclives a buscar impacto en la empresa.
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Tienen un 17% menos de necesidad de formación adicional.
La contratación de talento pasivo suele mejorar el desempeño y la permanencia.
