¿Quién no ha sentido alguna vez que está perdiendo el tiempo en una reunión? Encuentros eternos que podrían resolverse con un simple email, agendas dispersas, objetivos poco claros… seguro que te resulta familiar.
Según la consultora especializada Get a Klu, los profesionales pierden 31 horas al mes en reuniones improductivas. Sin embargo, eliminar todas las reuniones no es la solución. Las reuniones bien gestionadas son esenciales para crear equipos cohesionados, alinear objetivos y tomar decisiones estratégicas.
Para ayudarte a sacar el máximo partido de cada encuentro, aquí tienes los 8 pasos clave para que tus reuniones sean realmente productivas.
Antes de la reunión
1) Pregúntate si la reunión es realmente necesaria
Salvo en comunicaciones especialmente delicadas, las reuniones no siempre son la mejor vía para compartir información. Evalúa alternativas más eficientes:
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Emails
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Videollamadas breves
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Mensajería interna corporativa
Si el objetivo se puede resolver mediante otro canal que ahorre tiempo, evita convocar una reunión.
2) Define un objetivo claro y los temas a tratar
Una reunión sin propósito genera confusión, dispersión y falta de compromiso.
Antes de convocar, identifica:
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¿Qué decisión debe tomarse?
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¿Qué resultado esperas obtener?
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¿Qué información necesita cada asistente?
Un objetivo concreto evita que la reunión se desvíe y ayuda a mantener el foco.
3) Selecciona a los asistentes y asegúrate de que están preparados
En una reunión nadie debería asistir solo como “oyente”. Convoca únicamente a quienes aportarán valor al tema.
Además:
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Envía la convocatoria con antelación.
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Comprueba disponibilidad con herramientas de planificación.
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Comparte la documentación necesaria mediante herramientas en la nube.
Una buena preparación garantiza una reunión más ágil y eficiente.
Durante la reunión
4) Empieza y termina a la hora establecida
La puntualidad comunica profesionalidad y respeto.
No reinicies la reunión para quienes lleguen tarde; eso penaliza a los puntuales y fomenta malos hábitos.
Idealmente, una reunión no debe superar los 90 minutos, ya que después disminuye notablemente la atención.
Mantén la agenda visible para evitar desvíos y controlar los tiempos.
5) Recuerda el propósito y la agenda al iniciar
Aunque hayas compartido la información previamente, es habitual que los asistentes no recuerden todos los detalles.
Haz un repaso breve del objetivo y los puntos a tratar. Esto alinea expectativas y favorece la concentración.
6) Fomenta la participación y toma notas
Todos los asistentes deben aportar, especialmente aquellos menos inclinados a hablar. Un buen clima de participación mejora las ideas y el compromiso.
Toma notas en papel (usar dispositivos puede interpretarse como distracción). Esto ayuda a registrar decisiones y evitar malentendidos posteriores.
7) Sé claro y concreto en las conclusiones
El cierre es una fase crucial. Antes de finalizar, define claramente:
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Acciones a realizar
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Responsables
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Plazos de ejecución
Cuando estos compromisos se expresan frente al equipo, aumenta la responsabilidad individual y la probabilidad de ejecución.
Después de la reunión
8) Envía un seguimiento rápido
Tras una reunión, cada participante puede irse con interpretaciones distintas. Para evitarlo, envía un resumen en menos de 24 horas que incluya:
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Decisiones tomadas
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Acciones asignadas
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Fechas límite
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Próximos pasos
Esto refuerza la claridad y acelera la puesta en marcha de las tareas.
